什麼是電子郵件格式？ 2024 年如何正確建立您的電子郵件
Posted: Tue Dec 03, 2024 6:39 am
阿馬爾·馬扎爾
阿馬爾·馬扎爾
最後更新於
2024 年 5 月 7 日
您可能收到了格式非常混亂的電子郵件，以至於您只想將它們標記為垃圾郵件。
毫無疑問，電子郵件格式是電子郵件行銷的重要組成部分。但令人沮喪的是，即使到了 2024 年，人們仍然不知道如何正確設定電子郵件格式。
如果您在格式化電子郵件方面遇到困難，那麼不用擔心，菲律賓賭博數據 阿米戈！我們有一份指南可以讓您成為電子郵件格式設定的專家。讓我們深入了解吧！
資訊圖表：2023 年如何正確建立您的電子郵件
什麼是電子郵件格式？
電子郵件格式是指電子郵件的整體結構和佈局。它包括文字的組織和格式以及任何其他元素（例如圖像、連結和附件）。
可以使用多種不同的電子郵件格式，具體取決於發送的目的
訊息以及發送者和接收者的偏好。一些標準電子郵件格式包括：
多部分：此格式將電子郵件的文字和 HTML 版本合併到一則訊息中。收件者的電子郵件用戶端將根據他們的偏好或裝置功能自動顯示適當的版本。
HTML：此格式使用超文本標記語言 (HTML) 建立更具視覺吸引力的電子郵件，其中包含格式、圖片和連結。 HTML 電子郵件可以設計得像網頁或時事通訊，通常用於行銷或促銷訊息。
純文字：這種簡單的格式由純文字組成，沒有格式或圖像。它適合發送快速、非正式的訊息，並且易於在任何裝置上閱讀。
富文本：此格式允許基本格式設置，例如粗體、斜體和下劃線，以及不同的字體和大小。大多數電子郵件用戶端都支援它，但靈活性不如 HTML。
除了訊息本身的格式之外，電子郵件的整體結構還應包括主題行、問候語、訊息正文和結束語。主旨行應簡短且資訊豐富，問候語應適合寄件者和收件者之間的關係。郵件正文應傳達電子郵件的目的，結束語應禮貌且專業。
無論使用何種格式，保持電子郵件訊息清晰、簡潔且易於閱讀至關重要。這意味著避免使用大塊文本，使用項目符號或編號列表來組織訊息，並根據需要包含相關圖像或附件。
此外，發送任何訊息時電子郵件格式都至關重要，因為它會影響溝通的清晰度、有效性和專業性。透過選擇適當的格式並遵循佈局和結構的最佳實踐，您可以確保您的電子郵件有效且受到好評。
如何格式化您的電子郵件？
撰寫格式良好的電子郵件可以幫助您與收件人進行有效且專業的溝通。正確的電子郵件格式對於商務溝通至關重要，因為它有助於傳達專業精神並呈現您想要傳達的訊息。
如果您的電子郵件格式不正確或包含錯誤，可能會損害您的可信度，並使收件者更容易不認真對待您的郵件。
正確的格式可以使您的電子郵件更易於閱讀和理解，尤其是在您傳達複雜或技術訊息時。
我們在這裡描述了一些正確建立電子郵件的提示：
1. 標題
1.1.主題行
主旨行應總結電子郵件的主要目的，最多 50 個字元。
1.2.前置文字
電子郵件標頭文字也稱為片段或預覽文本，是當電子郵件顯示在使用者的電子郵件用戶端或應用程式中時出現在電子郵件預覽中的文字。確保您的前置標題文字格式正確且簡潔。
1.3.寄件人姓名
如果您知道收件者的姓名，請使用他們的名字或全名，後面跟著逗號。如果您不確定他們的名字或希望更正式，請使用“親愛的”，後跟他們的頭銜和姓氏。
1.4.回覆地址
請記住，設定「回覆」地址的具體方法可能會有所不同，具體取決於您使用的電子郵件用戶端或服務。
如果您使用的電子郵件服務允許您在發送電子郵件時指定「回覆」地址，則您只需在撰寫郵件時在相應欄位中設定「回覆」地址即可。
2.正文
電子郵件的正文應該寫得很好，這樣才能傳達訊息，並且易於讀者閱讀和理解。以下一些步驟可以確保寫出良好的正文。
使用清晰簡潔的主旨行，準確反映電子郵件的內容。
避免全部使用大寫字母，因為這可能會被視為垃圾郵件。
使用包含您的姓名、職位和聯絡資訊的專業電子郵件簽名。
2.1.針對行動裝置進行了最佳化
越來越多的人使用智慧型手機查看電子郵件，因此確保電子郵件內容在小螢幕上易於閱讀至關重要。透過確保您的電子郵件在行動裝置上易於閱讀和導航，您可以增加收件者閱讀電子郵件並採取行動的機會。
使用可調整以適應裝置螢幕尺寸的響應式電子郵件範本。保持電子郵件副本簡潔明了，使用項目符號或編號清單來分解文字。
這是來自 Mailmunch 的完全行動響應式電子郵件模板
Mailmunch 的行動回覆電子郵件模板
2.2.使用號召性用語
包含CTA可能會有所幫助，因為它為讀者提供了明確的下一步，並有助於引導他們實現所需的結果。
為了使您的 CTA 有效，它應該清晰、簡潔且可操作。使用強大且以行動為導向的語言，並使 CTA 在電子郵件中突出，以便讀者輕鬆發現。考慮加入一種緊迫感或稀缺感，以鼓勵讀者立即採取行動。
以下是電子郵件中完美放置 CTA 的範例。
電子郵件中 CTA 放置的範例
圖片來源
2.3.個人化
這可以使電子郵件對讀者更具相關性和吸引力，並增加他們採取所需行動的可能性。這表明您花時間了解讀者及其興趣。這有助於建立信任並建立更個人化的聯繫。
若要個人化電子郵件，您可以使用收件者姓名、地點以及先前與您的企業的互動等資料。
個人化電子郵件正文可以是與讀者互動和聯繫並鼓勵他們採取所需行動的有效方式。
3.頁腳
您可以包含您的聯絡資訊，例如您的姓名、職位和電子郵件地址，以及您的組織的名稱和徽標。頁腳應該以正式和專業的語氣書寫，就像電子郵件的其餘部分一樣。
頁腳應該只佔用一點空間或分散對電子郵件主要內容的注意力。您可以包含您的聯絡資訊，例如您的姓名、職位和電子郵件地址，以及您的組織的名稱和徽標。可以包含指向您組織的網站或社交媒體資料的有價值的鏈接，但要採取必要的措施。
3.1.訂閱
它有助於提高電子郵件清單的可見度。透過在電子郵件頁腳中新增訂閱按鈕，您可以讓人們更輕鬆地找到並註冊您的電子郵件清單。
透過鼓勵人們訂閱您的電子郵件，您可以創建一群有興趣了解您的最新內容和更新的忠實追隨者。該按鈕可以是圖像或文字鏈接，應放置在電子郵件的頁腳中。
3.2.取消訂閱選項
出於多種原因，在電子郵件中包含取消訂閱選項是一個很好的做法。許多國家/地區的法律要求您提供一種方式供人們取消訂閱您的電子郵件。
若要為您的電子郵件新增取消訂閱選項，您可以新增允許人們取消訂閱的連結或按鈕。您還應該讓人們輕鬆找到取消訂閱選項，例如將其放置在電子郵件底部或標題中。
透過發送確認電子郵件或在您的網站上顯示訊息 來確認取消訂閱請求已處理也是一個好主意。
3.3.聯絡資訊
您應該包含您的公司名稱和實際地址：在電子郵件中包含您的公司名稱和實際地址聽起來很專業，尤其是當您發送商業電子郵件時。這有助於建立可信度並讓人們知道他們從誰那裡收到電子郵件
在所有電子郵件中使用一致的聯絡資訊格式。這使人們可以輕鬆識別和記住您的聯絡資訊。
8 電子郵件格式最佳實踐
阿馬爾·馬扎爾
最後更新於
2024 年 5 月 7 日
您可能收到了格式非常混亂的電子郵件，以至於您只想將它們標記為垃圾郵件。
毫無疑問，電子郵件格式是電子郵件行銷的重要組成部分。但令人沮喪的是，即使到了 2024 年，人們仍然不知道如何正確設定電子郵件格式。
如果您在格式化電子郵件方面遇到困難，那麼不用擔心，菲律賓賭博數據 阿米戈！我們有一份指南可以讓您成為電子郵件格式設定的專家。讓我們深入了解吧！
資訊圖表：2023 年如何正確建立您的電子郵件
什麼是電子郵件格式？
電子郵件格式是指電子郵件的整體結構和佈局。它包括文字的組織和格式以及任何其他元素（例如圖像、連結和附件）。
可以使用多種不同的電子郵件格式，具體取決於發送的目的
訊息以及發送者和接收者的偏好。一些標準電子郵件格式包括：
多部分：此格式將電子郵件的文字和 HTML 版本合併到一則訊息中。收件者的電子郵件用戶端將根據他們的偏好或裝置功能自動顯示適當的版本。
HTML：此格式使用超文本標記語言 (HTML) 建立更具視覺吸引力的電子郵件，其中包含格式、圖片和連結。 HTML 電子郵件可以設計得像網頁或時事通訊，通常用於行銷或促銷訊息。
純文字：這種簡單的格式由純文字組成，沒有格式或圖像。它適合發送快速、非正式的訊息，並且易於在任何裝置上閱讀。
富文本：此格式允許基本格式設置，例如粗體、斜體和下劃線，以及不同的字體和大小。大多數電子郵件用戶端都支援它，但靈活性不如 HTML。
除了訊息本身的格式之外，電子郵件的整體結構還應包括主題行、問候語、訊息正文和結束語。主旨行應簡短且資訊豐富，問候語應適合寄件者和收件者之間的關係。郵件正文應傳達電子郵件的目的，結束語應禮貌且專業。
無論使用何種格式，保持電子郵件訊息清晰、簡潔且易於閱讀至關重要。這意味著避免使用大塊文本，使用項目符號或編號列表來組織訊息，並根據需要包含相關圖像或附件。
此外，發送任何訊息時電子郵件格式都至關重要，因為它會影響溝通的清晰度、有效性和專業性。透過選擇適當的格式並遵循佈局和結構的最佳實踐，您可以確保您的電子郵件有效且受到好評。
如何格式化您的電子郵件？
撰寫格式良好的電子郵件可以幫助您與收件人進行有效且專業的溝通。正確的電子郵件格式對於商務溝通至關重要，因為它有助於傳達專業精神並呈現您想要傳達的訊息。
如果您的電子郵件格式不正確或包含錯誤，可能會損害您的可信度，並使收件者更容易不認真對待您的郵件。
正確的格式可以使您的電子郵件更易於閱讀和理解，尤其是在您傳達複雜或技術訊息時。
我們在這裡描述了一些正確建立電子郵件的提示：
1. 標題
1.1.主題行
主旨行應總結電子郵件的主要目的，最多 50 個字元。
1.2.前置文字
電子郵件標頭文字也稱為片段或預覽文本，是當電子郵件顯示在使用者的電子郵件用戶端或應用程式中時出現在電子郵件預覽中的文字。確保您的前置標題文字格式正確且簡潔。
1.3.寄件人姓名
如果您知道收件者的姓名，請使用他們的名字或全名，後面跟著逗號。如果您不確定他們的名字或希望更正式，請使用“親愛的”，後跟他們的頭銜和姓氏。
1.4.回覆地址
請記住，設定「回覆」地址的具體方法可能會有所不同，具體取決於您使用的電子郵件用戶端或服務。
如果您使用的電子郵件服務允許您在發送電子郵件時指定「回覆」地址，則您只需在撰寫郵件時在相應欄位中設定「回覆」地址即可。
2.正文
電子郵件的正文應該寫得很好，這樣才能傳達訊息，並且易於讀者閱讀和理解。以下一些步驟可以確保寫出良好的正文。
使用清晰簡潔的主旨行，準確反映電子郵件的內容。
避免全部使用大寫字母，因為這可能會被視為垃圾郵件。
使用包含您的姓名、職位和聯絡資訊的專業電子郵件簽名。
2.1.針對行動裝置進行了最佳化
越來越多的人使用智慧型手機查看電子郵件，因此確保電子郵件內容在小螢幕上易於閱讀至關重要。透過確保您的電子郵件在行動裝置上易於閱讀和導航，您可以增加收件者閱讀電子郵件並採取行動的機會。
使用可調整以適應裝置螢幕尺寸的響應式電子郵件範本。保持電子郵件副本簡潔明了，使用項目符號或編號清單來分解文字。
這是來自 Mailmunch 的完全行動響應式電子郵件模板
Mailmunch 的行動回覆電子郵件模板
2.2.使用號召性用語
包含CTA可能會有所幫助，因為它為讀者提供了明確的下一步，並有助於引導他們實現所需的結果。
為了使您的 CTA 有效，它應該清晰、簡潔且可操作。使用強大且以行動為導向的語言，並使 CTA 在電子郵件中突出，以便讀者輕鬆發現。考慮加入一種緊迫感或稀缺感，以鼓勵讀者立即採取行動。
以下是電子郵件中完美放置 CTA 的範例。
電子郵件中 CTA 放置的範例
圖片來源
2.3.個人化
這可以使電子郵件對讀者更具相關性和吸引力，並增加他們採取所需行動的可能性。這表明您花時間了解讀者及其興趣。這有助於建立信任並建立更個人化的聯繫。
若要個人化電子郵件，您可以使用收件者姓名、地點以及先前與您的企業的互動等資料。
個人化電子郵件正文可以是與讀者互動和聯繫並鼓勵他們採取所需行動的有效方式。
3.頁腳
您可以包含您的聯絡資訊，例如您的姓名、職位和電子郵件地址，以及您的組織的名稱和徽標。頁腳應該以正式和專業的語氣書寫，就像電子郵件的其餘部分一樣。
頁腳應該只佔用一點空間或分散對電子郵件主要內容的注意力。您可以包含您的聯絡資訊，例如您的姓名、職位和電子郵件地址，以及您的組織的名稱和徽標。可以包含指向您組織的網站或社交媒體資料的有價值的鏈接，但要採取必要的措施。
3.1.訂閱
它有助於提高電子郵件清單的可見度。透過在電子郵件頁腳中新增訂閱按鈕，您可以讓人們更輕鬆地找到並註冊您的電子郵件清單。
透過鼓勵人們訂閱您的電子郵件，您可以創建一群有興趣了解您的最新內容和更新的忠實追隨者。該按鈕可以是圖像或文字鏈接，應放置在電子郵件的頁腳中。
3.2.取消訂閱選項
出於多種原因，在電子郵件中包含取消訂閱選項是一個很好的做法。許多國家/地區的法律要求您提供一種方式供人們取消訂閱您的電子郵件。
若要為您的電子郵件新增取消訂閱選項，您可以新增允許人們取消訂閱的連結或按鈕。您還應該讓人們輕鬆找到取消訂閱選項，例如將其放置在電子郵件底部或標題中。
透過發送確認電子郵件或在您的網站上顯示訊息 來確認取消訂閱請求已處理也是一個好主意。
3.3.聯絡資訊
您應該包含您的公司名稱和實際地址：在電子郵件中包含您的公司名稱和實際地址聽起來很專業，尤其是當您發送商業電子郵件時。這有助於建立可信度並讓人們知道他們從誰那裡收到電子郵件
在所有電子郵件中使用一致的聯絡資訊格式。這使人們可以輕鬆識別和記住您的聯絡資訊。
8 電子郵件格式最佳實踐