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回复所有人”按钮可让您回复电子邮件线程中的每个人。但是，回复所有人并不总是必要的，而且可能会让参与者不知所措。

主题中的团队成员会收到每封电子邮件的通知，这会使他们的收件箱变得混乱，并使他们更难确定关键任务的优先级。

“回复所有人”还可能导致敏感信息被泄露给非预期收件人。例如，你本应 电话号码库 该将私人信息（如某人的私人电话号码或薪资信息）发送给人力资源经理，但却意外地将这些信息泄露给了整个电子邮件线程。

解决方案：

在点击“全部回复”之前，请问自己以下问题：

电子邮件线程中的每个人都需要听到这些信息吗？

您能直接回复一个人而不是所有人吗？

每个人都“被允许”看到这个回复吗？

回答这些问题将有助于您将电子邮件发送给合适的人。请查看这些方便的回复提示：

何时使用“回复全部”

何时单独回应

当更新影响所有参与者时（例如，会议日程或团队范围的决定）

当回复仅与特定收件人相关时（例如，回答技术问题）

回复群组电子邮件请求或查询时

提供敏感或机密信息时